Política de privacidad y de tratamiento de datos personales

El Responsable del Tratamiento es BIOMAGNETICA RYA SAS, identificada con NIT 901091348-5, propietaria del establecimiento de comercio MOVILIDAD INTERNACIONAL COLOMBIA – MIC, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección comercial en Calle 6 C # 72 B 45, Bogotá D.C., Colombia.

Canales de contacto para asuntos de protección de datos:

• Correo electrónico: info@movilidadinternacional.org
• Teléfono / WhatsApp: +57 319 234 0377
• Sitio web: https://www.movilidadinternacional.org/co

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales es Atención al Titular de MIC. Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de info@movilidadinternacional.org o por teléfono o WhatsApp al +57 319 234 0377.

MIC actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos que determina recolectar y usar para prestar sus servicios. Los proveedores que tratan datos exclusivamente por cuenta de MIC actúan como Encargados del Tratamiento.

Esta política se adopta de conformidad, entre otras normas aplicables, con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.

El tratamiento se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Esta política se aplica a los datos personales tratados por MIC a través de su sitio web, formularios, correo electrónico, mensajería, atención presencial o remota, sistemas de pago, expedientes de producción, páginas de verificación y demás canales utilizados para prestar sus servicios.

También se aplica a los datos de clientes, solicitantes, visitantes del sitio web, representantes, proveedores, contratistas y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por MIC.

Según el servicio solicitado, MIC puede tratar las siguientes categorías de datos:

• datos de identificación, como nombres, apellidos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad y firma;
• datos de contacto, como dirección, correo electrónico y número telefónico;
• datos de la licencia de conducción, como número, fotografía, fechas de expedición y vencimiento, categorías autorizadas y restricciones;
• información oficial obtenida del RUNT, incluido el Certificado de Información General del Conductor, Informe General del Conductor o documento equivalente;
• datos de viaje y del servicio solicitado, como país de destino, idioma, fechas previstas y tipo de vehículo;
• datos transaccionales y de facturación, sin perjuicio de que los datos completos de pago puedan ser tratados directamente por el proveedor de pagos;
• comunicaciones, solicitudes, reclamos y documentos aportados por el Titular;
• datos técnicos y de seguridad, como dirección IP, registros de acceso, dispositivo, navegador, identificadores de sesión y eventos de verificación;
• datos relativos al producto MIC expedido, su estado, número de expediente, fecha de emisión y mecanismos de verificación.

MIC aplicará el principio de minimización y no solicitará una copia completa de la cédula ni otros documentos cuando la finalidad pueda alcanzarse de forma razonable con menos información.

Algunas licencias o documentos oficiales pueden contener fotografía, información médica, restricciones relacionadas con la salud u otros datos que, según las circunstancias, puedan ser sensibles. MIC solo tratará dichos datos cuando resulte estrictamente necesario para prestar el servicio, exista una base legal válida y se haya informado al Titular sobre el carácter facultativo de su autorización, salvo los casos en que la ley permita o exija el tratamiento sin autorización.

MIC no busca recolectar datos de niños, niñas o adolescentes. Cuando excepcionalmente sea necesario tratar datos de un menor, MIC verificará la representación correspondiente, respetará el interés superior del menor y sus derechos fundamentales y solicitará la autorización exigida por la ley.

Antes de que el representante legal otorgue la autorización, MIC garantizará al menor el ejercicio de su derecho a ser escuchado. Su opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento.

MIC trata los datos personales, según corresponda, para:

1. identificar al solicitante y verificar la consistencia de la información suministrada;
2. recibir, estudiar y tramitar solicitudes de productos y servicios MIC;
3. verificar que la solicitud y la documentación aportada corresponden al Titular;
4. solicitar por cuenta del cliente el documento oficial pertinente a través del servicio competente del RUNT, cuando exista mandato específico;
5. consultar, recibir, revisar y validar información oficial relacionada con la licencia de conducción;
6. contrastar la información de la licencia con fuentes oficiales, técnicas o normativas;
7. elaborar, personalizar, emitir, actualizar, sustituir, revocar y verificar el producto MIC;
8. traducir o hacer traducir datos de la licencia, categorías, restricciones y demás información necesaria;
9. informar al cliente sobre requisitos y condiciones aplicables en el país de destino;
10. gestionar traducciones certificadas o profesionales y, cuando se contraten, servicios de apostilla, legalización, entrega o asistencia;
11. ejecutar el contrato, gestionar pagos y cumplir obligaciones administrativas, tributarias, contables y legales;
12. atender consultas, quejas, garantías y solicitudes de los Titulares;
13. proteger el sitio web, los sistemas, los expedientes y los mecanismos de verificación;
14. detectar y prevenir fraude, uso no autorizado y falsificación de productos MIC;
15. formular, ejercer o defender derechos en actuaciones judiciales, administrativas o extrajudiciales;
16. mejorar los servicios mediante estadísticas anonimizadas o agregadas.

MIC no utiliza los datos de la cédula, licencia o RUNT para publicidad, comercialización de datos personales, evaluación crediticia ni para finalidades incompatibles con los servicios aquí descritos.

MIC solo enviará comunicaciones comerciales cuando el Titular haya otorgado una autorización separada o exista otra habilitación legal. La autorización para fines comerciales es voluntaria y no constituye requisito para contratar el servicio de MIC.

Cuando MIC solicite por cuenta del cliente un Certificado de Información General del Conductor, Informe General del Conductor o documento oficial equivalente, el cliente otorgará un mandato específico y verificable.

Este mandato comprende exclusivamente las actuaciones necesarias para:

• solicitar y pagar el documento indicado por el cliente;
• suministrar los datos de identificación y contacto necesarios;
• recibir el documento;
• verificar su origen y sus datos de validación;
• incorporar los datos pertinentes al producto MIC solicitado.

El mandato no convierte a MIC en representante del RUNT o del Ministerio de Transporte ni significa que estas entidades hayan reconocido, aprobado o autorizado a MIC.

El mandato otorgado a MIC no sustituye las autorizaciones, validaciones de identidad o confirmaciones que el RUNT o el Ministerio de Transporte exijan directamente al Titular. MIC respetará en todo caso el procedimiento oficial aplicable al servicio utilizado.

MIC no utilizará la cuenta personal de RUNT de uno de sus empleados como si dicho empleado fuera el cliente. Tampoco solicitará al cliente contraseñas, códigos de verificación u otras credenciales personales, salvo que un procedimiento oficial lo exija expresamente y se haya establecido un mecanismo seguro y lícito.

El producto MIC está diseñado para que el cliente pueda presentarlo, entre otros, ante autoridades de policía extranjeras, empresas de alquiler de vehículos, aseguradoras, abogados u otras personas que necesiten comprender o verificar la información de la licencia.

Por este motivo, el producto puede contener datos personales como nombre, número de licencia, fechas de vigencia, categorías, restricciones, fotografía y datos traducidos de la licencia. Por regla general, el cliente decide a quién muestra o entrega el producto.

El código QR o enlace de verificación no dará acceso irrestricto al Informe General del Conductor completo ni a un documento de identidad completo. La página de verificación se limitará a la información estrictamente necesaria para:

• comprobar que el producto MIC fue emitido por MIC;
• verificar la integridad y el estado del producto;
• vincular el producto con el Titular correcto;
• indicar la fecha y fuente de la verificación efectuada por MIC;
• facilitar el acceso a los enlaces oficiales de fuente y verificación.

La página de verificación no pondrá a disposición pública e irrestricta datos personales que no tengan naturaleza pública. MIC implementará controles técnicos apropiados, tales como enlaces o códigos de verificación únicos y no predecibles, controles de acceso, ocultamiento parcial de números de documento u otras medidas equivalentes, de manera que el acceso quede limitado a las personas a quienes el Titular haya entregado voluntariamente el producto o los medios de verificación.

El cliente debe proteger cuidadosamente el producto MIC, el código QR y el enlace de verificación. Toda persona que obtenga acceso al producto o enlace podrá consultar la información visible a través de ellos.

MIC solo comunica datos personales cuando sea necesario, proporcional y legalmente permitido, entre otros, a:

• el RUNT, el Ministerio de Transporte o el operador designado del servicio oficial de información;
• traductores profesionales u oficiales;
• proveedores de alojamiento, almacenamiento en la nube, correo electrónico, atención al cliente, seguridad, firma digital y tecnología de verificación;
• proveedores de pagos, bancos y entidades financieras;
• imprentas, fabricantes y empresas de mensajería;
• contadores, asesores tributarios, abogados y auditores;
• autoridades administrativas, organismos de control y autoridades judiciales cuando exista una obligación legal;
• terceros a quienes el cliente entregue el producto MIC o el enlace de verificación;
• otras personas respecto de las cuales el Titular haya otorgado una autorización separada y expresa.

Los proveedores que traten datos por cuenta de MIC solo podrán hacerlo conforme a las instrucciones de MIC y para las finalidades acordadas. MIC les impondrá obligaciones adecuadas de confidencialidad, seguridad, acceso restringido, eliminación de datos y colaboración en la atención de los derechos de los Titulares.

MIC no vende ni arrienda datos personales.

La naturaleza del servicio implica que el cliente puede utilizar el producto MIC en el exterior. Cuando el cliente presente el producto o enlace de verificación a una persona extranjera, dicha persona podrá consultar desde otro país los datos visibles.

Asimismo, ciertos proveedores de alojamiento, nube, correo electrónico, pagos o seguridad pueden tratar o almacenar información fuera de Colombia.

MIC realiza las transferencias y transmisiones internacionales conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC. Según corresponda, MIC utilizará:

• tratamiento en un país que proporcione un nivel adecuado de protección reconocido por la SIC;
• un contrato de transmisión de datos por cuenta de MIC que incorpore las garantías exigidas;
• la autorización previa, expresa, inequívoca e informada del Titular, cuando sea legalmente exigible;
• otra excepción o mecanismo permitido por la legislación aplicable.

El Titular puede solicitar información sobre los países y las principales categorías de proveedores extranjeros a través de info@movilidadinternacional.org.

MIC no conservará los datos personales por más tiempo del que resulte razonable y necesario para las finalidades para las cuales fueron recolectados. Para determinar el periodo de conservación, MIC tendrá en cuenta la naturaleza y sensibilidad de los datos, la finalidad del tratamiento y las obligaciones administrativas, contables, fiscales, mercantiles, contractuales y jurídicas aplicables.

El hecho de que una base de datos de MIC pueda existir por tiempo indefinido no significa que los datos personales contenidos en ella o los expedientes individuales de solicitud se conserven indefinidamente.

En principio, se aplicarán los siguientes periodos de conservación:

1. Solicitudes no finalizadas: máximo seis meses contados desde el último contacto sustancial con el solicitante. Posteriormente, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que su conservación adicional sea necesaria debido a un reclamo concreto, un indicio de fraude o una obligación legal.
2. Imagen de un documento de identidad: MIC no solicitará, por regla general, una imagen completa de la cédula cuando la identificación pueda realizarse utilizando menos datos. Cuando dicha imagen sea necesaria, será eliminada una vez verificada la identidad y finalizada la solicitud correspondiente ante el RUNT y, en todo caso, dentro de los tres meses siguientes, salvo que exista una razón concreta y documentada que justifique su conservación adicional.
3. Número de cédula: el número completo será utilizado mientras resulte necesario para la identificación, la solicitud del documento oficial del RUNT y la elaboración y verificación del producto MIC. Posteriormente, será eliminado, restringido o parcialmente enmascarado, salvo que su conservación adicional resulte necesaria para cumplir una obligación legal, atender un reclamo, investigar un posible fraude o defender derechos. El número completo de la cédula no será publicado en la página de verificación.
4. Imágenes originales de la licencia de conducción y demás archivos fuente aportados: serán conservados durante la elaboración y entrega del producto MIC y posteriormente durante un periodo máximo de tres meses para atender correcciones, subsanar errores de producción o traducción y realizar controles de calidad.
5. Documentos completos del RUNT y demás documentos oficiales utilizados como fuente: serán conservados durante un periodo máximo de doce meses después de la entrega del producto MIC, con el fin de comprobar la exactitud de la información incorporada, la fuente oficial consultada y atender eventuales reclamos. Finalizado dicho periodo, serán eliminados o anonimizados de forma irreversible, salvo que una necesidad legal, contractual o probatoria concreta justifique su conservación adicional.
6. Producto MIC expedido: cuando el producto MIC contenga una imagen o representación traducida de la licencia, MIC podrá conservar una copia protegida mientras el producto permanezca vigente o verificable y posteriormente durante el tiempo razonablemente necesario para atender reclamos, prevenir fraude y acreditar su expedición. El acceso a esta copia estará limitado a personas autorizadas.
7. Datos mínimos de verificación: el número de expediente MIC, la fecha de expedición, el tipo y la fecha de la fuente oficial consultada, el valor hash, el estado del producto, el código de verificación y los datos mínimos —enmascarados cuando sea posible— necesarios para vincular el producto con su Titular podrán conservarse mientras el producto MIC deba permanecer verificable y posteriormente durante el tiempo razonablemente necesario para prevenir fraude y acreditar su expedición, sustitución o revocación.
8. Autorizaciones y mandatos: la prueba de la autorización para el tratamiento de datos y del mandato específico para solicitar el documento del RUNT será conservada mientras se realice el tratamiento correspondiente y posteriormente durante el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales. El periodo máximo ordinario será de diez años, salvo que un litigio, investigación u otra obligación legal justifique un periodo mayor.
9. Reclamos, peticiones y comunicaciones de servicio al cliente: se conservarán, en principio, durante cinco años contados desde el cierre del expediente. Cuando exista una controversia, investigación o acción que todavía pueda ejercerse, los datos pertinentes podrán conservarse durante un periodo mayor.
10. Facturas, comprobantes de pago y documentación mercantil y contable: se conservarán durante el periodo establecido en la legislación aplicable. Conforme a la legislación mercantil colombiana, dicho periodo podrá ser de diez años, contados desde el cierre de los documentos o el último asiento. Esta obligación de conservación no justifica mantener también durante diez años el expediente completo de la licencia de conducción o del RUNT.
11. Registros técnicos y de seguridad: se conservarán, por regla general, entre seis y doce meses. Los registros relacionados con un incidente concreto de seguridad, una sospecha de fraude o un acceso no autorizado podrán conservarse hasta la finalización definitiva de la investigación y de los procedimientos que se deriven de ella.

Finalizado el periodo aplicable, MIC eliminará o destruirá los datos personales de manera segura o los anonimizará de forma irreversible.

MIC podrá conservar determinados datos durante un periodo mayor cuando ello sea necesario debido a:

• una obligación legal o contractual de conservación;
• una controversia en curso o razonablemente previsible;
• una investigación sobre fraude, falsificación o un incidente de seguridad;
• la formulación, el ejercicio o la defensa de un derecho.

En tal caso, MIC limitará el tratamiento posterior a la finalidad que justifique la conservación adicional y documentará la razón correspondiente.

MIC adopta medidas técnicas, humanas, organizativas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, alteración, consulta o uso no autorizado, divulgación y acceso fraudulento.

Estas medidas pueden incluir:

• acceso restringido según la función y necesidad;
• autenticación robusta y administración segura de permisos;
• cifrado durante la transmisión y, cuando corresponda, durante el almacenamiento;
• registro y control del acceso a expedientes;
• copias de seguridad protegidas;
• deberes contractuales de confidencialidad;
• evaluación de proveedores y encargados;
• procedimientos de respuesta a incidentes;
• eliminación u ocultamiento periódico de datos innecesarios.

Ningún sistema digital garantiza seguridad absoluta. Si se presentan violaciones a los códigos de seguridad y existen riesgos en la administración de la información de los Titulares, MIC investigará, mitigará y documentará el incidente, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC y efectuará el reporte correspondiente, conforme a las instrucciones vigentes, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que el incidente sea detectado y puesto en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlo. MIC informará también a los Titulares cuando resulte legalmente exigible o cuando, atendiendo a la naturaleza y gravedad del incidente, ello sea una medida razonable para proteger sus derechos.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos;
2. solicitar prueba de la autorización, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
3. ser informado sobre el uso dado a sus datos;
4. acceder gratuitamente a los datos tratados por MIC;
5. solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos, desactualizados o engañosos;
6. revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales;
7. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante MIC;
8. abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos permitidos por la ley.

La revocatoria o supresión no procederá cuando MIC deba conservar la información por una obligación legal o contractual o para formular, ejercer o defender un derecho.

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• el Titular, previa acreditación suficiente de su identidad;
• sus causahabientes, previa acreditación de su calidad;
• su representante o apoderado, previa acreditación de la representación;
• las demás personas habilitadas por la ley.

MIC solo solicitará la información razonablemente necesaria para comprobar la identidad y legitimación del solicitante.

Las consultas pueden presentarse a través de info@movilidadinternacional.org o por WhatsApp: +57 319 234 0377.

La consulta deberá contener como mínimo:

• nombre e identificación del solicitante;
• datos de contacto para la respuesta;
• descripción clara de la consulta;
• cuando corresponda, prueba de la representación.

MIC atenderá la consulta en un término máximo de diez días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, informará antes de su vencimiento el motivo y la nueva fecha de respuesta. El plazo adicional no excederá de cinco días hábiles.

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o los reclamos se presentarán a info@movilidadinternacional.org o por WhatsApp: +57 319 234 0377 e incluirán:

• identificación del Titular;
• descripción de los hechos y de la solicitud;
• dirección física o electrónica para la respuesta;
• documentos de soporte disponibles;
• cuando corresponda, prueba de la representación.

Si el reclamo está incompleto, MIC solicitará su corrección dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si transcurren dos meses sin que el solicitante aporte la información requerida, se entenderá que desistió.

Cuando MIC no sea competente, trasladará el reclamo, si es posible, a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, MIC incluirá en el sistema, dentro de un máximo de dos días hábiles, la leyenda “reclamo en trámite” o una expresión equivalente. El reclamo será resuelto dentro de los quince días hábiles siguientes al día de su recepción. Si ello no fuera posible, MIC informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho días hábiles después del vencimiento del primer término.

Por regla general, el Titular deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante MIC antes de presentar una queja ante la SIC.

MIC puede utilizar cookies técnicamente necesarias para permitir el funcionamiento del sitio web, proteger las solicitudes, recordar el idioma y la sesión y prevenir fraude.

Las cookies analíticas, de personalización o mercadeo no indispensables solo se utilizarán conforme a la normativa aplicable y, cuando corresponda, después de obtener la autorización del visitante. MIC publicará información adicional en su política de cookies.

MIC no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos para el cliente basándose exclusivamente en tratamientos automatizados o perfilamiento.

Podrán utilizarse controles técnicos para detectar alteraciones documentales, riesgos de seguridad o posibles fraudes. Una alerta no producirá automáticamente una decisión definitiva y podrá ser revisada por una persona autorizada.

MIC podrá modificar esta política cuando cambien sus servicios, tecnología, proveedores o la normatividad aplicable.

La versión vigente se publicará en el sitio web indicando la fecha de la última modificación. Cuando un cambio afecte sustancialmente las finalidades del tratamiento o los derechos de los Titulares, MIC lo comunicará por un medio adecuado y solicitará una nueva autorización cuando sea legalmente necesario.

Esta política entra en vigencia el 06-08-2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras MIC desarrolle las actividades descritas y el tratamiento sea necesario o esté legalmente permitido, con sujeción a los periodos de conservación aquí establecidos.